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碧桂園:推動財務數智化變革

財務共享中心 · 電子會計檔案系統

簡介

碧桂園創立於1994年,當年只有5名員工,從收購一個“碧桂園”項目開始,開始了其發展的腳步。2007年完成上市,至今擁有近20多萬名員工,已為超過1200個城鎮帶來現代化的城市面貌,並登上《財富》世界500強企業。

背景

碧桂園全集團財務核算單位超過1700家,單是房地產的業務可以劃分出32個區域和9個一二線城市公司。其餘還有物業公司、酒店、學校等10個業務單位,涉及公司類型有上市公司和非上市公司。核算單位多,板塊涉足廣,合併多地域中任何一個單位的財務系統都是一個嚴峻的考驗。

隨著數智化的推進,企業內各個業務系統在產生大量數據的同時,也形成了不少重要的會計原始憑證。作為記錄和反映業務發展的重要依據,會計原始憑證的數量隨著業務類型的不斷增加而陡增。由於碧桂園集團規模日益擴大,業務多元化創新加速,財務系統中產生的原始憑證數量不計其數,這給企業的會計檔案管理帶來了諸多不便。

 

  • 首先,成本高。傳統的會計檔案管理模式在收集、管理、查閱等方面工作量繁重,不但佔用過多的人力資源,更是消耗了大量的物料耗材。
  • 其次,效率低。人工歸檔的管理方式不僅耗費很多時間,在查詢調閱方面也影響了用戶高效運作,降低工作效率。
  • 再者,安全隱患高。傳統紙質檔案在存儲和保管上易造成破壞,在借閱後也無法及時跟蹤閉環,這嚴重威脅著檔案的安全。
  • 最後,利用受限。受到原始憑證調動困難的客觀制約,企業在檔案信息共用和分析等方面嚴重受阻,這很大程度上影響了業務的開展。

解決方案

1. 財務共享新模式  ·  流水化業務處理

用友在聽取碧桂園的需求後,提岀了財務共享中心。所謂的共享服務,是指通過對財務人員、業務和流程的有效整合,將所屬公司的會計核算、資金結算及報表編織等等的業務分離出來,統一由財務共享服務中心按照統一流程,統一標準進行集中處理的管理模式。通過專業化分工,標準化作業,自動化處理的會計模式,提高工作效率、工作質量和工作滿意度。這個服務體系有效整合了財務人員、財務業務和財務流程,做到人員精簡、會計服務更專業、核算結算集中及業務處理流水化。

財務共享中心的建設為碧桂園帶來了以下價值:
  • 在標準化方面,碧桂園將大量內容及文字的表達進行統一,將過去的資料進行統一的編碼
  • 從成本方面,大量的瑣碎工作開始被集中起來,配合各部門進行營銷、合約管理及稅務計算等等
  • 在管理方面,由於這套系統的應用實現了標準化,財務數據的真實性提高了很多,現今大量的數據進行檢索之後,可以讓決策者檢視實時的財務數據,為重大決策做支撐

 

2. 電子會計檔案系統  ·  全流程無紙化管理

隨著國家政策的大力引導以及行業趨勢的引領,結合內外部因素影響,碧桂園當機立斷,著手開始籌備電子會計檔案項目。而用友作為此次項目的產品提供方和實施方,攜碧桂園項目組一起,為系統的順利上線保駕護航。

在電子檔案管理規範上,碧桂園劃分了四大領域:憑證、賬簿、報表及其他,以及憑證的5個子領域、64個二級流程和300餘個三級流程。在歸檔內容上,他們按照國家會計政策要求及業務流程規範梳理檔案歸檔要求,形成全集團統一的電子會計檔案管理規範。

從2019年8月開始需求梳理,到9月系統開發測試,數據切換確認,再到10月系統功能完善,以及12月的全國推廣、驗收,僅四個月的時間,雙方項目組就完成了系統的交付上線

用友-電子檔案-管理-系統-集中共享-安全合規-一鍵歸檔-異構融合-降本增效

 

電子會計檔案系統為碧桂園帶來了以下價值:
  • 全生週期管理:即通過電子會計檔案管理系統的打造,實現與財務系統、影像系統的集成,在滿足集團業務發展的前提下,打造電子會計資料從接收、傳遞、存儲到利用的全流程無紙化管理,構建出全生命週期的會計電子檔案管理藍圖
  • 集中共享:通過數據分析和挖掘,實現會計檔案的高度共用和多維度利用,以減輕工作人員查閱量,提升數據分析品質,提高工作效率,強化企業管理,從而達到整體提升會計檔案的管理水準的效果
  • 一鍵歸檔:碧桂園結合會計核算系統的數據,實現了電子會計檔案分級管理,實現檔案自動分類歸檔,並集成多硬體採集設備,保證會計資料的完整性
  • 高效利用:會計檔案歸檔是滿足企業管理的需求,而合理利用才能為未來的業務發展指明方向。借助數據倉庫、數據推演、AI等技術,企業在合規性審計、按項目分類查詢、歷史數據抽檢、稅務清算分析等諸多環節實現檔案再利用,這為碧桂園的經營決策、指標評測、風險預警等提供了無限可能
  • 安全可靠碧桂園電子會計檔案系統除了在高效率和低成本方面體現了絕對優勢外,在會計檔案原始性和完整性保障、存儲和傳輸的安全性、防洩漏和防篡改,以及身份認證等環節都得到了徹底的提升。尤其是在安全保證方面,通過分級許可權管理、統一身份認證、數字證書驗證等,實現了系統應用安全;通過容災保護、存儲庫加密、電子簽證等,實現了數據安全;遵照企業文檔安全規定和國家對於檔案網絡安全的要求,實現了網絡安全

客戶價值的實現,是對產品和服務最大的嘉獎。碧桂園用16字總結了電子會計檔案系統的價值:節約成本、高效利用、安全可靠和規避風險。這不僅是對用友的極大肯定,也是對自身業務變革,數智化轉型升級的鼓舞。

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