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智能、合規的差旅及費用管理服務, 讓財務管理更高效

10年前,某公司財務部辦公室,一位剛畢業兩三年的會計正在審核單據,其辦公桌上積壓的單據還有40多張待審核,且不能保證在審核過程中不出錯。

直到現在,會計們依然在執行大量重複性、低價值的工作。面對公司所有業務的審核,南京一家上市公司的財務總監需要不斷地與業務人員溝通數據真實性,他曾抱怨:“我沒有數據支撐,不知道審核有沒有問題。”

以上的場景為用友網絡高端BG商旅及費控服務負責人呂華新親眼所見。呂華新說,用友的商旅費控(也稱差旅及費用管理)新產品就是要讓5000萬報銷人擁有極致的體驗,並釋放財務人員更多的專業潛能,讓企業獲得連接、高效、智能、合規的商旅及費控服務。

在企業數智化轉型過程中,以財務管理軟件起家的用友圍繞企業管理不斷升級業務,其範圍從財務軟件、企業管理軟件與服務再到商業創新平台。

差旅、費控、支付已成為數智化時代增長最快的財務領域雲服務,並成為全員財務服務的第一入口。 “75%的業務基本上都跟費控業務相關。”呂華新介紹,費控業務是大型企業數智化轉型的主要戰場。

與此同時,企業商旅及費控業務,已經從報銷向預算管控、專業業務系統延伸,報銷服務也向前端消費領域擴展,不斷拓展消費端資源。

在央企國企數字化轉型階段,企業需要通過智能商旅及費控服務平台,實現費用管控與效率的最佳平衡以及內外資源與系統的全面整合。在此過程中,用友如何保證商旅費控合規?

財務合規是剛需

 

2022年3月,中國國務院國資委印發了《關於中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》(下稱《意見》)。 《意見》指出,當前部分央企集團財務管理建設存在不足,並就中央企業提升財務管理能力、建設世界一流財務管理體系提出了新的要求。

2022年是國企改革三年行動收官之年,企業加強財務管理體系建設、提高治理水平,對於穩增長、防風險具有重要意義。

合規是完善企業治理的重要組成部分。過去,大型企業的財務管控體系強調“管人、管事、管資產”;如今,財務管控缺少清晰的協同運作機制,內部多層級縱向貫穿與跨職能橫向貫通在機制、數據、系統等方面仍存在壁壘,外部生態圈構建與產業鏈上下游管控方面積累不足,存在管控要求不到位、管控力度受制約、管控手段有局限、管控目標難完成等問題。

例如,員工出差墊資成本高,報銷週期長,出差的紙質發票多,且容易丟失;在填報環節出現信息填寫錯誤;財務審核難度大、審核時間長、稽核內容複雜、出錯率高,還有標準難控制、監管執行難度大等難題;管理者因缺乏如何有效降本的數據支撐導致費用頻繁超標,缺乏有效管控。

數碼化轉型是改造提升傳統管理、培育發展新動能的重要手段。但當前大多數企業的數碼化仍面臨數據資產識別及使用能力不足、新基建規劃不成熟、管理者對數碼化認識不夠充分等問題。

因此,合理有效的財務管控體系對企業發展具有十分重要的意義。但企業財務管控體系並沒有一個固定模式,企業的財權配置方式是動態的,而非僵化不變。隨著母子公司的發展,以及各種環境的變化,企業需要遵循必要的原則,及時調整財權配置政策與方式,才能使之保持良好狀態,發揮更大效能。

 

智能核算是基礎

 

從1988年成立至今,用友服務了眾多大型企業數智化,其服務的企業遍布能源、建築、銀行及證券等領域。

用友BIP商旅及費控服務結合費用預算控制策略和費用政策控制策略,實現各種費用的自動控制;實現業務事前、事中、事後管控,減少企業經營風險,支持管理層面實現合規管控、控制有道。

據了解,對內融合專業系統,對外接入消費端的資源,深入結合業務、財務、管理人員等多方工作場景,將復雜、重複、低附加值的工作通過智能化實現,從而提高企業的運營效率與管理水平。

呂華新介紹,在商旅預訂方面,商旅及費控服務將導入企業規則和標準,規則包括出差目的地、員工職位級別匹配的差旅費控標準。

對於財務規則,包括企業的內控、稅務規則在財務審核環節錄入相關規則。比如價稅分離、稅務抵扣規則等,用友通過合規性規則記錄在財務審批環節。在票據採集、電子發票方面,便於在報銷環節的發票數據採集工作。

以智能採集、智能填報為例,用友BIP商旅及費控服務支持全票種多方式智能採集,如報銷人一鍵拍照、微信/支付寶卡包導入、二維碼掃描等,只需一鍵操作,即可完成對業務票據的智能採集。採集票據後,系統可自動生成賬單信息,賬單信息可根據規則自動生成報銷數據,通過“個人賬單”+“智能規則”相結合的方式,員工只需5秒即可完成複雜業務填報,極大提升了員工填報便捷性,讓員工告別貼票、理票的煩惱。

呂華新介紹,用友將採集、比對、驗偽、驗重能力植入到規則當中,可以杜絕不合規、重複、過期的票據。

以智能核算為例,用友BIP 商旅及費控服務在稽核環節,其系統內嵌200條智能稽核規則,並支持企業定制化稽核規則,稽核規則可自定義配置,可配置在任何環節,實現問題實時提醒,錯誤原因定位又快又準,確保財務人稽核零誤差、零失誤,讓業務審批、財務審核更高效、更精確、更智能。

同時,用友商旅及費控服務還能提供事後稽核規則。據介紹,即便報銷流程已經支付完成,財務已經做完賬,如果事後要對這個業務進行抽查和審計也可以植入相應規則,對定向的組織、定向的人員和定向的業務進行抽檢。對不合規的業務依然能夠進行規範、改進和優化,讓業務更加符合企業的規範和製度。

管理層通過用友BIP商旅及費控服務移動端隨時隨地審批報銷單。管理層可將常見的審批規則,應用至管理者審批環節,幫助管理者快速審批,同時對業務前端的細節支持線上會話交流,有力支撐業務流程的高效審批處理。

差旅及費用管理服務新模式

 

商旅及費控服務強化了財務管控能力。企業費用的全程控制可以規範差旅行為,保障企業差旅政策的執行,增強企業集中管控能力,做到風險管控有抓手,領導審批有依據,業務真實可驗證,成本費用透明化。

與市面上其他友商相比,用友BIP 商旅及費控服務有五大優勢:

第一,擁有先進的技術底座:商旅及費控服務應用新一代ICT技術,融合了雲計算、大數據、物聯網、移動互聯、區塊鍊等,基於雲原生、中台化、元數據、數用分離等新一代技術架構打造,具有高度的靈活性和開放性。

比如,智能核算。通過與企業各種信息系統連接融合,實現預算管控、費用報銷及商旅服務線上自動化管理;在技術層面支持企業實現數據決策、智慧運營;支持智能報銷、智能審批、快速結算,最快可實現差旅補助20分鐘到賬,幫助用戶實現簡捷便利、提效增質。

再如智能識別。包括多端數據採集,OCR識別、微信、支付卡包導入、二維碼掃入,支持數據快速採集以及智能收單等技術。商旅及費控服務將“費控新模式”與“數智技術”結合,通過商旅及費用月結新模式,可實現員工免貼票、免報銷、免墊資,為企業節省10%-30%的費用採購成本。

第二,用友BIP 商旅及費控服務打通了消費——報銷——支付——核算”一體化場景,並全面覆蓋對公、對私費用精細化管控。

第三,34年來,用友在企業財務領域積累了逾千萬家企業的財務管理最佳業務實踐經驗,其中包含央國企等大型客戶5000餘家,通過數智化助力客戶持續創新,轉型升級。

第四,用友提供的財務數智化服務覆蓋財務全領域。從基礎的總賬核算、往來核算、報表、固定資產到財務管理轉型方向,業務廣度、深度均為業界最佳。如財務共享、企業績效、全面預算、成本管理、電子檔案、稅務、財資全覆蓋,目前行業綜合排名第一。

第五,用友提供了1萬多人的實施交付團隊,可以為客戶提供成熟的服務體系以及本地化支持。

用友BIP 商旅及費控服務是用友在智能財務領域核心SaaS服務之一。在全面推動企業財務數碼化轉型進程中,用友也將積極助力大型企業加快建設世界一流財務管理體系,成就高質量發展!

 

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